JNV:n kisatapahtumia järjestetään useimmiten joko Monitoimitalolla tai Vaajakosken urheilutalolla. Kisakatselmukset on pidetty yleensä Vaajakosken liikuntahallilla. Jokaisessa paikassa on omanlaisensa käytännöt, jotka kahvionpitäjän on hyvä huomioida:
Monitoimitalo
Monitoimitalolla toimii myös Monnarin lounaskahvila. Kahvilanpitäjän kanssa on sovittu, että kisatapahtuman aikana seuran kahvionpitäjä hinnoittelee omat tuotteensa lounaskahvilan hintojen mukaan. Tuotevalinnat saavat kuitenkin poiketa lounaskahvilan tuotteista. Monitoimitalon lounaskahvilan yrittäjältä on hyvä kysyä lupa kahvion järjestämiseen paria viikkoa ennen h-hetkeä.
Kahvio pystytetään yleensä samaan aulatilaan, jossa myös lounaskahvila on. Paikkaa valitessa kannattaa selvittää seurajohdolta, mistä ovista voimistelijat ja yleisö kulkevat kilpailun aikana halliin ja sieltä pois. Kulkureitit voivat aiheuttaa ruuhkatilanteita kahvion eteen, joten sen sijainti kannattaa suunnitella huolella. Lisäksi kannattaa kiinnittää huomiota tuotteiden esillepanoon ja järjestykseen – esimerkiksi kahvinottopiste kannattaa suunnitella mahdollisimman nopeaksi (mielellään useampi termari). Myös rahastajia kannattaa olla useampi, jotta kahviojono etenee reippaasti. Kilpailujen taukojen aikana kävijöitä on aina jonoksi saakka.
Monnarilla ei ole varsinaista vesipistettä kahvionpitäjiä varten. Kahvinkeittovesi on otettava joko wc:n hanoista tai sitten paikalle on tuotava vettä esim. suurissa kanistereissa. Talonmies auttaa kaikissa käytännön asioissa, kuten jatkojohtojen ym. haussa. Suositeltavaa kuitenkin on, että kahvio pystytetään jo kisatapahtumaa edeltävänä iltana, jotta kaikki tarpeellinen välineistö löytyy ajoissa. Monnarilla ei myöskään ole käytössä jääkaappia.
Monnarilta kahvionpitäjät saavat käyttöönsä pöydät ja jatkojohdot. Kaikki muut välineet, kuten keittimet ym. on tuotava paikalle itse.
Vaajakoski
Vaajakosken urheilutalolla kahvio pystytetään joko ala-aulaan tai yläkerran erilliseen kahviotilaan. Sopiva paikka kannattaa aina varmistaa toimiston väeltä tapauskohtaisesti, paikan valintaan vaikuttaa mm. se, mitä sisäänkäyntejä voimistelijat/yleisö käyttävät tapahtuman aikana.
Kylmänä vuodenaikana kannattaa jos mahdollista valita yläkerran kahvitila, sillä siellä kahvilanpitäjillä on käytössään lasitettu parveke, jossa ruokia on kätevä säilyttää. Yläkerrassa on myös enemmän sähköpistokkeita, mikroaaltouuni ym. välineistöä. Ala-aulasta ei löydy vastaavia tarvikkeita, mutta talonmieheltä saattaa saada luvan ja apua niiden sinne siirtämiseen.
Yläkerran kahvitila on yleisöltä hieman piilossa, joten kahviota kannattaa mainostaa jonkinlaisin kyltein tai mikäli mahdollista – pyytämällä kilpailun selostajia kuuluttamaan pienen mainoksen kahviosta.
Kuten monitoimitalollakin, myös Vaajakoskella kahvion pitäjille on talon puolesta tarjolla pöydät, tuolit ja sähköjohdot, mutta kaikki muu välineistö on tuotava paikalle itse. Toisin kuin monitoimitalolla, hinnat voi kahvionpitäjä määritellä itse.
Kahvionpitäjän muistilista
1. Ota yhteyttä tapahtumapaikan talonmieheen ajoissa ja sovi käytännöistä ja aikatauluista; milloin paikalle saa tulla järjestelemään, mitä välineitä on käytössä, mistä voimistelijat ja yleisö kulkevat tapahtuman aikana ja keneltä saa tarvittaessa apua päivän aikana.
2. Selvitä tapahtuman odotettu kävijämäärä ja laske odotettavissa oleva menekki sitä ja näiltä sivuilta löytyviä, aiemmin pidettyjen kahvioiden menekkejä hyödyntäen. Järjestä asiat niin, että kahvion aikana joku pystyy täydentämään tarjontaa, mikäli menekki onkin odotettua suurempaa (esim. Vaajakoskella vieressä on suuri S-market).
Pohtiessasi kahviossa myytäviä tuotteita, ota huomioon mikä tapahtuma on kyseessä.
Asematapahtumat ovat täynnä pikkuvoimistelijoita, jolloin karkit, popcornit ja pillimehut menevät kuin kuumille kiville. Joulu- ja kevätnäytöksissä kohderyhmä painottuu enemmän vanhempiin, mummoihin ja kummeihin, jolloin karkit yms eivät mene läheskään samalla tavalla kaupaksi. Isompien voimistelijoiden kisoissa karkkia yms herkkua alkaa mennä vasta ensimmäisen kisapäivän jälkeen, koska voimistelijat eivät herkuttele ennen urheilusuorituksiaan. Näissä kisoissa kuluu ehkä keskimääräistä enemmän vichyä, suklaapatukoita, hedelmiä, sämpylöitä.
Kahvia kuluu aina ja paljon. Sen hinnoittelua kannattaakin miettiä tarkoin. Esimerkiksi jos myyt 300 kuppia kahvia ja hinta on 1 e niin rahaa tulee 300 euroa, kun 1,20 euron hinnalla 360 euroa. Varaudu myös siihen, että ensimmäisiä kahvin ostajia on jo puolta tuntia ennen lipunmyynnin alkua tai kisoissa jo aamuharjoitusten aikaan.
3. Tee hinnastot (monnarilla selvitä lounaskahvilan vastaavat hinnat ja noudattele niitä) ja tulosta niitä useampia kiinnitettäväksi kahvioon sekä muualle tapahtumapaikalle.
4. Valmistele lyhyt ja ytimekäs mainosteksti selostajalle luettavaksi tapahtuman aikana.
5. Suunnittele työvuorot vanhempien kesken ja varaudu myös siihen, että joku estyy viime hetkellä tulemasta paikalle. Kahvion pystyttämiseen kannattaa varata riittävästi aikaa. Mikäli kisapäivä alkaa aikaisin aamulla, kannattaa harkita kahvion pystyttämistä jo edellisenä iltana – ensimmäiset bussilliset saapuvat paikalle jo kukonlaulun aikaan ja siinä vaiheessa kahvihammasta kolottaa jo monilla…
6. Hanki riittävästi vaihtorahaa varautuen myös suuriin setelimaksuihin. Varmista, että joku vanhemmista on valmiina rahanvaihtoreissuun, mikäli vaihtorahat hupenevat päivän aikana.
7. Tee tarvittavat hankinnat. Käytettävissäsi on seuran tukkukortti, mutta useimmat tuotteet ovat halvempia ihan normaaleissa marketeissa, kun kappalemäärät jäävät pieniksi. Mikäli jaksat käydä sekä tukussa että marketissa, voit säästää kustannuksissa jonkin verran. Kaupoista kannattaa myös kyttäillä mm. pillimehu- ja karkkitarjouksia jo ennen kahviopäivää. Erityisesti karkit eivät ole kovin tuottavia jos ostaa niitä markettien normaalikilohinnalla.
8. Ole ajoissa yhteydessä toimistolle, mikäli tarvitset lainaksi esimerkiksi kahvinkeittimiä tai termoskannuja. Hausta ja palautuksesta on sovittava aina heidän kanssaan etukäteen. Kahvipannua ja termareita EI SAA säilyttää talviaikaan auton takakontissa tai muuallakaan kylmässä vaan ne on aina siirrettävä huoneenlämpöön mahdollisimman pian. Lainatut tavarat tulee puhdistaa ennen palautusta ja vesitermaria saa käyttää VAIN vedelle.
Myös pohjakassan saa tarvittaessa toimistolta.
Ilmoita toimistolle siinäkin tapauksessa, ellet sieltä tarvitse/hae mitään kahviota varten, niin siellä ei huolestuta suotta 😉
Kahvioita varten toimistolta löytyy seuraavat tarvikkeet:
-iso kahvinkeitin & suodatinpusseja, 2 x 3 litran pumpputermaria kahville ja 1 x 3 litran pumpputermari teevedelle, mikro, vedenkeitin ja mehukannuja.
9. Seuran kahvikeittimeen saa suodatinpusseja vain tukusta. Kannattaa varmistaa toimistolta onko pusseja jäljellä edellisestä kahviosta. Tämä kannattaa varmistaa ajoissa, koska jos pusseja ei ole, tietää se tukkureissua.
Kun kahvinkeittimen ottaa käyttöön tulee sillä keittää ensin yksi pannullinen pelkkää vettä. Jokaisen pannullisen keittämisestä vesisäiliöön jää aina hieman vettä. Kannattaakin hieman seurailla säiliön täyttymistä ettei lykkää pannullista vettä säiliöön ja sitten tulvii.
10. Kahvion jälkeen tee tilitys toimistolle ja palauta lainaamasi tarvikkeet mahdollisimman pian. Mukavaa olisi myös, jos laittaisit viestiä kahvion menekistä hallituksen jojo-yhteyshenkilölle Susanna Majavalle (susanna@majava.net), tilastotietojen keräämistä varten seuraavien kahvilanpitäjien avuksi!
**********************************************************************************************************************
Alla vinkkejä kahviotarvikkeista ja menekeistä eri tapahtumissa:
SM –kisakahviokokemuksia ja tarvikkeiden määriä (kevät 2014/la-su)
- vähintään 2 kpl kahvinkeittimiä +suod.paperit
- väh. 4 kpl kahvitermareita
- vedenkeitin ja 1 kpl teetermari
- veden hakemista/kuljettamista varten kannuja
- roskapussit sekä kahviosta tuleville roskille että asiakkaita varten
- tiskirätit, käsipyyhkeet
- Kahviossamme oli valmiiksi haudutettua teetä. Tämä oli suosittua ja helpotti sekä asiakasta että myyjiä.
- tarjottimia ja lastoja/ottimia eri tarjoiluihin, puukkoja, veitsiä, leikkuualustoja
- kertakäyttöhanskoja ja –hattuja
- Myyntipöytä kannattaa laittaa siistin näköiseksi jo aamulla ennen kuin kisatapahtuma alkaa, myyntiä tulee pikku hiljaa koko ajan (erit. kahvi ja sämpylät myyvät aamutuimiin).
- Sämpylät kannattaa tehdä aamulla, jotta ne ovat tuoreita. Tähän on syytä pyytää tarpeeksi talkooväkeä.
- Sämpylöiden alle kannattaa varata kylmäkalleja, jotta tuotteet säilyvät hyvinä.
- Meillä oli tapahtumassa käytössä jääkaappi, mikä helpotti tuotteiden säilyttämisessä.
- Ilman jääkaappia on huolehdittava, että on riittävästi kylmälaukkuja ja –kalleja.
- vaihtorahaa (kolikot ja 5e sekä 10e setelit)
- n. 100–120 kpl vaaleita sämpylöitä/pvä (kinkku, juusto tai metvursti ja lisäksi laktoositon levite ja salaatti)
- n. 30–50 kpl ruisleipiä/pvä (kinkku, juusto ja metvursti ja lisäksi levite ja salaatti)
- tuorekelmua
- kertakäyttökahvimukeja n. 700–800 kpl/tapahtuma (monet kysyivät myös kahvikupin kansia) + kertakäyttölusikat
- kertakäyttöpahvilautasia n. 400 kpl/tapahtuma
- servettejä n. 500 kpl/tapahtuma
- vesipulloja n. 30 kpl
- kivennäisvesipulloja n. 20 kpl
- makukivennäisvesipulloja (2 makua) n. 20 kpl/maku
- itse tehtyjä munkkeja n. 50 kpl
- tukusta donitseja 80 kpl
- mokkapaloja 8–10 pellillistä
- pillimehuja n. 120 kpl
- ei paljon karkkia (Meillä oli suklaasuukkoja, suklaapatukoita, muutama pieni karkkipussi ja tikkareita.)
- hieman hedelmiä (omena, banaani, viinirypäleet annosmukeissa)
- kahvipaketteja 4–5 kpl
- kahvimitta
- kahvimaito, sokeri
- teepusseja
- selkeät hinnastot
- kaksi kassalipasta
- Ennen taukoa kannattaa ahertaa ja varmistaa, että kahvia ja tarjottavia on paljon esillä.
- Lisäksi tauolla kannattaa olla kahvinkeittovastaava, joka keittää kahvia tauotta.
- Tauolle kannattaa varmistaa monta myyjää tiskin taakse, jotta myynti on joutuisaa.
Kisakatselmus -kahvio tarvikkeiden määriä (syksy 2015)
- kertakäyttökahvimukeja n. 200 kpl (monet kysyivät myös kahvikupin kansia)
- kertakäyttölusikat n. 100 kpl
- kertakäyttöpahvilautasia n. 200 kpl
- servettejä n. 200 kpl
- mokkapaloja 3–4 pellillistä (20 palaa/pelti)
- pitsaa 3–4 pellillistä (16 palaa/pelti)
- marjapiirakkaa 2 pellillistä (20 palaa/pelti)
- muffinseja n. 30 kpl
- pullaa n. 30 kpl
- sämpylöitä n. 40 kpl
- täytettyjä reissumies -ruisleipiä n. 40 kpl
- jauhelihapasteijoita n. 20 kpl
- pillimehuja n. 90 kpl (3 eri makua)
- kahvipaketteja 4
- kahvimaito 4 prk, sokeri
- teepusseja
Muuta hyödyllistä kokemustietoa:
– keitä kotona jo termarit täyteen kahvia, kahvin keittäminen paikanpäällä vie aikaa, varaa seuran keittimen lisäksi yksi tavallinen keitin (joka on nopeampi)
-vedä sähköpiuhat parista eri pistokkeesta, jottei tule ylijännitettä kun kaikki laitteet samanaikaisesti päällä
-mikro on hyvä olla: moni halusi pitsan/pasteijan lämmitettynä