Tiedottaminen – toimisto, jojo, valmentajat, vanhemmat, voimistelijat
Tiedottamisen suhteen jokainen joukkue luo oman, parhaaksi katsomansa työnjaon.
Kauden alussa jojojen ja valmentajien onkin hyvä pitää keskenään palaveri, jossa sovitaan työnjaosta. Myös vanhemmille on selkeämpää, kun joukkueella on vakiintunut viestintäsysteemi.
Työnjako voi olla esimerkiksi niin, että valmentaja tiedottaa ja hoitaa valmennukselliset asiat ja jojot kaiken muun (varainhankinta, tapahtumat, talkoot, matkat, hankinnat, toimistolta tulevat tiedotteet…) tai sitten kaikki tieto voi tulla pääsääntöisesti jojojen kautta vanhemmille, jolloin valmentajat välittävät viestinsä jojoille ja he edelleen vanhemmille.
Jokaiselle joukkueelle muodostuu varmasti omanlaisensa viestintäsysteemi, mutta tässä muutamia huomioita ja vinkkejä vuosien varrelta.
Viikkotiedote
Erityisesti kauden alussa viestittävää vanhemmille on paljon. Moni vanhempi tuskastuukin viestien määrään (vaikka eihän se jojon vika ole!). Tästä valitettavan usein seuraa se, että kaikkia viestejä ei lueta tai ei ainakaan niin tarkkaan kuin tarve olisi.
Jos mahdollista niin asioita kannattaakin pyrkiä keräämään useampi yhteen viestiin. Yksi toimivaksi havaittu keino on viikkotiedote. Viikon aikana kertyneet asiat voi kaikki kerätä esim. sunnuntaisin lähetettävään viikkotiedotteeseen. Tällöin vanhemilla (ja jojoillakin) on kaikki info yhdessä paketissa. Toki riippuen ikätasosta asioita ei välttämättä riitä joka viikolle tai sitten tarvitaan nopeita vastauksia kesken viikon, tällöin täytyy tietenkin soveltaa tilanteen vaatimalla tavalla.
Sisältöä viikkotiedotteeseen voi jojo itse etsiä mm. seuran sivuilta, seuran viikkotiedotteesta, Voimisteluliiton sivuilta tai vaikkapa Kuperkeikka-lehdestä. Ennen kisamatkoja kannattaa myös aktiivisesti seurailla järjestävän seuran nettisivuja. Valmentajille on suuri apu, jos jojot ovat tiedon haussa itsekin aktiivisia.
Vanhemmat kannattaa “opettaa” siihen, että vastaavat viestiin aina vaikka edes ok. Tällöin jojo voi olla varma, että viesti on tavoittanut kaikki.
Jojo joutuu myös hyvin usein keräämään erinäisiä tietoja liittyen tilattaviin tarvikkeisiin, matkoihin, talkoisiin, vanhempainiltoihin jne.
Tässä loistava apu on Googledocs. Kyseessä on Googlen Drive palvelu, jolla pystyy erittäin helposti luomaan taulukoita, asiakirjoja, kyselylomakkeita jne. Nämä pystyy edelleen jakamaan vanhemmille niin, että jokainen pääsee sitä muokkaamaan tai tarkastelemaan.
Esimerkki: Jojon tulee kartoittaa kuinka monelle tytölle mahtuu vielä edellisvuotinen seuratakki ja toppi ja kuinka monen tarvitsee tilata uusi ja mikä koko.
Drivessa voi luoda Excel-tyyppisen taulukon, jossa näkyy tytön nimi ja sarakkeissa tiedusteltavat asiat. Näin vanhemmat voivat käydä ruksimassa oikeat vaihtoehdot. Jojolla on nyt yhdessä tiedostossa kaikki tiedot ja nämä voi tarvittaessa viedä suoraan esim. Exceliin. Vaihtoehtona on laittaa sähköpostia, josta helposti seuraa usean kymmenen viestin ketju ja jonka yksittäisistä vastauksista jojo joutuu kaivelemaan koot käsin kuitenkin. Suosittelemme lämpimästi tutustumaan googledocsiin!
Sen lisäksi, että “opettaa” vanhemmat vastaamaan jokaisen viestiin jotain, kannattaa myös kaikelle laittaa jokin deadline. Näin varmistutaan siitä, että jokainen on tärkeän viestin noteerannut ja toki myös siitä, että jojo pystyy viestimään pyydetyt asiat ajoissa eteenpäin niitä tarvitseville.
Matkajärjestelyihin (bussit, ruuat, ilmoittautuminen, majoitus) liittyvä tiedottaminen toimistolle
Nämä tiedot löytyvät kohdasta matkajärjestelyt.
Muut toimistolle tiedotettavat asiat
Jojot ilmoittavat toimistolle kauden alussa joukkueen kokoonpanon.
Talkoolaiset yhteystietoineen (viime vuonna testattiin googledocsia, jonka käyttöä mahdollisesti jatketaan myös tulevalla kaudella).
Joukkueen nettisivut
Jojojen ja valmentajien välillä kannattaa sopia myös siitä, kenen vastuulla on päivittää joukkueen nettisivuja seuran sivustolla. Vanhempien kanssa on syytä keskustella myös siitä, mitä tai minkälaista materiaalia sivuilla julkaistaan (kaikki eivät esimerkiksi välttämättä halua tytön nimeä, syntymäaikaa tms. julkaistavan). Yhteiset pelisäännöt ovat tässäkin hyvästä. Joskus joukkueilla on myös omia blogisivujaan. Näiden perustamista ennen on kuitenkin hankittava lupa joukkueen kaikilta vanhemmilta. On hyvä myös kerrata säännöt mm. kuvien julkaisemisen osalta.